グレイステクノロジー

  • e-manual
    ドキュメントサイクル
  • 1.マニュアル作成:
    Web上の簡単な操作だけで、一定品質のマニュアルが作成可能。
  • 2.承認:
    作成したマニュアルをワークフローに沿って承認。
  • 3.閲覧:
    社内外への公開。公開時期の予約も可能。
  • 4.配布:
    多様なデータ形式に対応しているほか、1部単位からのオンデマンド印刷も可能。
  • 5.管理:
    最新版のデータや更新・改訂の履歴を管理。
1.マニュアル作成

Web上の簡単な操作だけで、誰でもマニュアルが作成可能です。

e-manualを使えば、テキストの入力とイラストや写真の挿入だけで、
マニュアルが作成できます。
レイアウト調整など細かい設定は一切不要です。

  • 文章とデザインを分離して管理

    e-manualには、見出しのデザインやフォントのサイズ、画面や表の配置方法などがあらかじめ「スタイルシート」として定義されています。
    書き手はWebブラウザからテキストの入力、イラストや写真の挿入に専念するだけです。スタイルシートは、お客様に最も適したスタイル・デザインをあらかじめ設定しておきます。
    書き手の好みでスタイルシートの変更はできません。属人的な判断を取り除くことで、誰が作成しても統一されたマニュアルを作成することが実現できます。

  • 用語フィルターで機械的に用語を統一

    「用語フィルター」は、用語のバラツキを自動で統一するための機能です。まず用語集をe-manualに登録。e-manual上のマニュアルに対して用語フィルターを適用すると、対象の用語が一括置換され、用語が統一されたマニュアルを作成することができます。

  • XML形式での入力と出力が可能

    e-manual上のデータはXMLとしてエクスポート/インポートできます。エクスポートしたXMLは、翻訳支援ソフトでそのまま利用可能。スムーズに翻訳することができます。また、翻訳後のXMLは、そのままe-manualにインポートできます。このようにe-manualでは、多言語のマニュアルを簡単に制作できます。

  • 複数のマニュアルを簡単に一括更新

    テキスト・図・表といったマニュアルの構成要素を共通パーツとして流用してマニュアルを作成することで、複数のマニュアルを一括で更新することができます。
    これにより作業の効率化と更新漏れの防止による品質の向上を実現します。

2.承認

承認ワークフロー機能を使えば、マニュアルの申請・承認状況をe-manual上で確認できます。

企業として公開するマニュアルには、社内の承認が必要不可欠です。
マニュアルに関わる面倒な手続きは、e-manual上で全て完結します。

  • 申請・承認もすべてe-manual上で完結

    e-manual上で申請・承認が可能です。
    申請や承認の際にはコメントの入力も可能なため、申し伝えたい内容等も合わせて確認が可能です。

  • チェック項目を設定し、属人性を排除

    承認においてチェックが必要な項目を設定しておくことで、各承認者が何を確認して承認したのかが明確になり、承認者によって確認するポイントが異なるということもありません。

  • XML形式での入力と出力が可能

    e-manual上のデータはXMLとしてエクスポート/インポートできます。エクスポートしたXMLは、翻訳支援ソフトでそのまま利用可能。スムーズに翻訳することができます。また、翻訳後のXMLは、そのままe-manualにインポートできます。このようにe-manualでは、多言語のマニュアルを簡単に制作できます。

3.閲覧

マニュアルを公開するための“閲覧サイト”をご用意しております。

閲覧サイトでは、e-manualで作成したマニュアルはもちろん、PDF形式であればe-manual以外で作成したマニュアルも公開が可能です。
マニュアルのデータには、製品名、分野情報やキーワードなどを関連づけることができ、マニュアル内のテキストを全文検索しなくても簡単に目的のマニュアルを探し出すことができます。

  • 期間を限定して公開可能

    マニュアルごとに公開期間を設定することができます。
    製品リリース等に合わせて自動で公開されるように設定が可能なほか、古いマニュアルがいつまでも公開されているといったことが防げます。

  • IDにより閲覧、編集、管理の権限の切り分けが可能

    管理・編集を行うアカウントと、閲覧のみのアカウントを切り分けて利用が可能なので、閲覧中に誤って編集を加えてしまうといったトラブルもありません。

  • 必要な情報にすぐにたどり着ける

    マニュアル検索は、製品名、バージョン、ドキュメントコードなどの条件を指定して検索することができ、マニュアルの冊数が膨大になっても、必要な情報にすぐにたどり着けます。

4.配布

マニュアルは様々な形式で配布可能です。

e-manualで作成したマニュアルはPDFだけではなく、HTMLでも出力可能です。従来の紙マニュアルだけではなく、ユーザーが必要とする形式でマニュアルを提供できます。
他にもXML(DITA形式)でマニュアルを出力することもでき、他のアプリケーションとの連携など、様々な用途で活用が可能です。

  • ワンソースマルチユース

    e-manualで作成したデータは、PDF/HTML/XML(DITA形式)/CSV形式で出力が可能なので、Webでの公開や各種端末での閲覧など、様々な用途に活用可能です。

  • オンデマンド印刷

    紙での出力が必要な場合は、オンデマンド印刷で1部から印刷し、お手元へ配送いたします。
    必要な時に必要な分だけ注文できるので、印刷物の在庫を抱える必要がありません。

  • タイムリーな配信が可能

    マニュアルの作成から承認、配布までをシームレスに行うことができるので、タイムリーな情報配信を実現しています。

5.管理

e-manual上でマニュアルに関する情報が一元管理できます。

e-manualそのもののデータはもちろん、ユーザー単位の更新履歴や承認の履歴等、マニュアルに関わる情報はすべてe-manual上に記録が残るため、版管理や更新履歴の管理も簡単です。

  • 最新版データの管理

    e-manualでは、ドキュメントごとに版の管理ができるので、最新版データの確認も簡単です。

  • 更新履歴の管理

    いつだれが更新をしたのか、承認をしたのかがすぐに確認できます。ドキュメントはもちろん構成要素ごとの履歴の確認も簡単です。

  • ユーザーの管理

    ご契約ライセンス数内であれば、ユーザー情報の管理や変更も可能です。ユーザー情報は履歴と紐づいているため、情報を更新しておけば、担当者の変更や業務の引継ぎがあっても誰がマニュアルを編集したか分からなくなることはありません。

e-manualの主な機能

  • 用語フィルター

    作成者によってバラつきがちな用語を統一する機能です。あらかじめe-manualに用語集を登録し、「用語フィルター」を適用することで用語の統一を実現できます。

  • 自動組版

    デザインやレイアウトを定義した「スタイルシート」を設定しておけば、テキスト入力やイラスト・写真の挿入後に自動組版するだけでマニュアルが完成。属人的な判断を排除し、誰でもデザイン・レイアウトが統一されたマニュアルを作成できます。

  • 承認ワークフロー

    e-manualのワークフロー機能を活用すれば、設定された承認フローに沿ってマニュアルの申請・承認ができます。
    誰が何をどのように確認してマニュアルが完成したのか、責任の所在を明確にするためにも、厳格な承認フローの構築が必要不可欠です。

  • オンデマンド印刷

    マニュアルの印刷物が必要な場合は、印刷したいマニュアルを選択後、「部数」「納期」「納品先」を入力し、「オンデマンド(印刷)」のボタンを押すだけで注文確定。短い時間でご指定の納品先に製本されたマニュアルをお届けします。印刷物の在庫を抱える必要はありません。

  • ワンソースマルチユース

    e-manualで作成したデータは、PDF/HTML/XML(DITA形式)/CSV形式で出力が可能なので、Webでの公開や各種端末での閲覧など、様々な用途に活用可能です。
    出力したデータはオフラインでの利用も可能です。

  • 要素のモジュール化、共通化

    テキストや表、イラスト・写真といった要素の1つ1つをモジュール(パーツ)として登録します。登録されたモジュールを共通パーツとして他マニュアルへ流用すれば、共通化されているモジュールは1か所が更新されるとすべて自動で更新されます。

e-manualの効果

マニュアルの情報をモジュールとして管理することで、これまでマニュアルを作成するのにかかっていた工数の削減、業務の効率化・標準化を実現します。

  • レイアウト、書体などの調整工数の削減
  • 文書の流用効率アップ
  • 様々なデバイスでのデータ活用
  • スマートな多言語化
  • 共通文書を常に最新の状態へ
  • クラウドによる業務効率アップ