グレイステクノロジー

マニュアルコンサルティングとは?

現状分析からマニュアル作成、管理体制の再構築に至るまで、
生産性を向上させるコンサルティングサービスです。

マニュアルには商品や企業に関わるすべての情報が凝縮されているため、マニュアルを作成‧マネジメントすることは、企業の体制まで改革することにつながります。
私たちグレイステクノロジーが本当に提供したいものは、マニュアルのコンサルティングの先にある、お客様の体制の改革と言っても過言ではありません。

こんな課題をお持ちではありませんか?

  • 製品完成間近にマニュアル作成作業を開始するため予定が遅れる
  • マニュアルの原案作成は技術者に頼るため、開発に影響を及ぼす
  • 社内でマニュアルの執筆を行うため、人件費がかかる
  • 突貫作業でマニュアルを作るため、マニュアルがわかりづらい
  • 誤記がいつまで経っても修正されない
  • マニュアルの種類が多いため、設計変更時に修正漏れが発生する
  • レイアウトに強弱が無く見づらい
  • Webサイトやカタログ等、他媒体との用語・表現が統一されていない
  • わかりにくいため、お客様が欲しい情報をすぐに探し出せない
  • マニュアルの最新版の管理に苦労している
  • 更新ルールが守られておらず表現が統一されていない

課題の原因

作成フローやルール、
運用ルールが決まっていない、決め方が分からない
マニュアル作成業務が
属人化している
マニュアルの作成に
必要な工数が分からない
どうしたら
「分かりやすく」
なるのか分からない

課題が及ぼす悪影響

納期遅延
設計/開発工数、チェック工数の増加
人件費の増加
クライアントからのクレーム
企業ブランドの低下
サポート費用の増加
管理工数の増加
残業の増加

そんな課題を解決します

マニュアルコンサルティングによる
イノベーションフロー

1現状把握と課題抽出

内容、作成管理体制、作成費用や日程といったマニュアルにまつわる問題点を洗い出します

お客様が作成した現状のマニュアルをお借りし、徹底的に読み込みます。
また、ヒアリングでのコミュニケーションも行います。商品ユーザーからの問い合わせのログ解析も併用し、マニュアルをあらゆる側面から分析します。

2課題整理

作成体制を実作成前に整備しお客様のコミュニケーションの癖までも把握します

分析するだけではなく、グレイステクノロジーが考えるお客様にとって理想のマニュアルを「提案」として作成した上で、詳細なお打合せをさせていただきます。弊社の作成力を見ていただくだけのトライアルではなく、弊社とのコミュニケーションまでシミュレーションできます。

  • 目次構成の分析

  • 数万ページに及ぶ試作

3改善点の仮説立案

マニュアルの論理構成の構築によって作成コストや日程の短期化を実現します

実作成の初めの工程では、マニュアルの分析により明らかになった内容面の問題点を解決すべく、マニュアルの論理構成(目次構成)を再構築します。このときにマニュアルのデータベース化も見越した上で、マニュアルのあるべき論理構成を作成していきます。論理的な目次構成によって記載すべき内容の漏れがなくなり、コストダウンにつながるマニュアルのモジュール化を実現します。

4試作

用語や表現をルール化して翻訳コストを軽減、さらにスタイルガイドはお客様の資産として利用できます

マニュアルの用語、表記・表現をルール化し整備します。1冊のマニュアル内のみではなく、他の商品ラインナップのマニュアル間でも統一した用語や表現で執筆可能となるように、スタイルガイドとして明確化します。

  • 表記ルールサンプル

  • スタイルガイド

5ルール・標準マニュアルの作成

ユーザーにとって使いやすいだけでなく「使い回しの効く」コンテンツを完成させます

紙なのかWebなのか組み込みなのか。マニュアルの提供方法により、ユーザーの使いやすさやマニュアルの管理工数だけでなく、商品のブランド力も左右されます。マニュアルご担当部門だけではなく、商品開発や広報部門からも行うヒアリング調査結果を元に、最適なコンテンツを構築します。

6運用・定期保守

生産や出荷プロセス、マーケティングやサポートまでもマニュアルを導線として改善します

これまでのマニュアルの作成管理体制は妥当だったのか? 人員配置や承認フロー、来期以降の商品のマニュアル作成を効率的に行う体制もご提案します。マニュアルの実作成において整備した「用語、表記・表現」のスタイルガイドはお客様ご自身で”自立して”マニュアル作成を行うための案内役としてすぐに活用いただけます。また、マーケティング部門やお客様サポートに対しても提案し、その業務フローまでも刷新します。たとえば、e-manualを使うと以下のような承認フローが導入でき、未承認のマニュアルを出荷するようなトラブルを防ぐことができます。

マニュアルコンサルティングの効果

マニュアルコンサルティングはマニュアルに由来する様々な課題を解決します。

  • マニュアルの作成方法が明確になる
  • マニュアルを作る体制が構築できる
  • マニュアルの流用が簡単になる
  • 問い合わせ件数が削減される

マニュアルコンサルティングで
提供できる成果物

マニュアルコンサルティングは単なるコンサルティングだけではなく、資産としてご活用いただける成果物を提供いたします。

  • 分析レポート

    現状分析の結果をレポートとして報告し、どのような点を改善すべきか示唆します。

  • 標準マニュアル

    今後作成するマニュアルのベースとなる、標準マニュアルを作成します。 現状分析から判明した課題を解決するために「本当に必要なマニュアル」をご提案させていただきます。

  • スタイルガイド

    マニュアル作成に必要な様々なルールを定義したドキュメントです。 単に執筆のルールだけではなく、何を起点に、どのようなマニュアルを作成していくべきかまで定義します。

  • 用語集

    マニュアルの執筆に必要な様々な用語を定義します。
    翻訳でも活用できるよう、日英の対訳形式での作成が基本となり、多言語にも対応可能です。