2,000ページのマニュアル改善
工数・コスト削減とマニュアル作成の標準化
過去長い間、マニュアルの抜本的な改革を行わず、情報の付け足しで済ませてきた会社様も多いと思います。
DX時代、生産性の向上を狙うには製品の製造プロセスを根底から見直す必要があります。プロセス改善にはその基本となるマニュアルの改善は必須作業と言えます。生産性を向上させるマニュアルを低コストでいかに作成するか？そのソリューションをご紹介します。
大量にある情報整理されていない
紙のマニュアルを
電子化することでスッキリ効率的に
部署、製造現場、製品別に仕様が統一化されていない紙のマニュアル、集計してみると
2,000ページにも及んだ例がありました。
製造現場がデジタル化が推進される一方で、取り残された紙のマニュアル。デジタル化を進める方法とは？
他にも利用者は似たような
悩みを持っています
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大昔に作られたマニュアルをまだ使っている
マニュアルの必要性は感じているが、どこから改善を着手すればいいかわからない。誰かが改善に向けた行動をしてくれるのを待ったまま使い続けている。
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情報の整理ができてないので使えないマニュアル
作業が増える・減るなど工程変化に対応するため都度ページを付け足しているため、前後の整合性は図れないので分かりにくくなっている。
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文字情報のみ図解はなし。とても分かりにくいマニュアル
ベテランは要点を読めば分かるが、新人には不親切なマニュアル。イラストや写真の必要性は理解しているが、なかなか着手できない。
統一化されていない
紙のマニュアルによる弊害
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分かりにくさによる
生産性の低下分かりにくい、ユーザーが知りたい情報にたどり着けず情報を探すことに時間をかけてしまいます。結果として、機器の設定、復旧に時間がかかってしまい生産性が低下してしまいます。
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紙ゆえに作成時間や
修正作業も手間紙媒体の配付では印刷が必要となり、外注、校正などの作業が発生します。また、校正刷りで修正が発生した場合は、元となるデータの修正から必要となりますので、完成までに膨大な時間が必要となります。
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現場への配布作業に
膨大な時間が出荷時は製品に同梱されていますが、マニュアルは改訂されていきます。とくに重要な変更などが入った場合は、改訂内容を配付する必要があり、配付作業に膨大な工数が発生します。
解決のための施策
- 分冊構成の整理
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マニュアルは通常複数冊に分冊されます。ページ数が多いマニュアルほど分冊は必須です。しかし「操作マニュアル1」「操作マニュアル2」などとナンバリングするだけでは、何が書かれてあるか内容を把握できません。
例えば「システム編」「チュートリアル編」「リファレンス編」等に分冊することで、利用者のニーズにより使いわけることができます。
- ⽬次の変更
- 目次の表現はとても重要で、その項目を読めば何が書かれているか即理解できる文言にする必要があります。
- マニュアルの機能改善
- マニュアルには利用者が読んで即行動に移せる、すぐに作業を確認できる、なぜその作業が必要か理解させる等の機能が備わってなければなりません。その観点から、文章だけの説明よりも図解も交えた解説の方が適しています。
- レイアウトの⾒直し
- 注意喚起、重要な情報などもっとも目立たせる場所の配置や、人の目の動きなどを汲みマニュアルを作成する必要があります。そんな時に役立つのがレイアウトです。単に文章を並べるだけでなく、文字のサイズや太さ、色や図解配置などを工夫し「読ませるマニュアル」を作成します。
- 制作ガイドライン
- マニュアル制作の各工程で行うこと、執筆ルールなど守るべきルールをガイドラインとしてまとめます。
- CMSの導⼊
- CMSとはコンテンツ・マネジメント・システムの略でクラウド上のデータを複数人数で編集・管理するしくみです。CMSを使うことで、複数人数での情報の共有・編集・活用・管理等が可能です。デジタルデータを管理するため、修正や更新も容易にできます。当社のCMSサービスはe-manualと言い、マニュアルの制作、承認、公開まで⼀括して管理することができるクラウドサービスです。
課題解決のための
e-manual活用
e-manualはマニュアルづくりに特化した独⾃のシステム。膨大なページ数のマニュアルも、クラウド上で編集・管理。
マニュアル作成工数、作成コストの削減に貢献します。
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❶作成
- 直感的で簡単な操作
- Web上でテキスト⼊⼒とイラストの挿⼊だけ
- レイアウト調整など細かい設定は⼀切不要
- ⽤語フィルターによる⽤語統⼀
- ⽤語の統⼀を⾃動化
- ⾃動組版（PDF/HTML/XML出⼒可）
- ※XMLはDITA対応
- デザイン/DTPの工程省略
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❷承認
- 承認ワークフロー
- ドキュメントの作成から承認までを一括管理
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❸閲覧
- 閲覧専⽤サイト
- 公開時期を指定した予約機能も搭載
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❹配布
- ワンソースマルチユース
- 多様なデータ形式での提供に対応
- タイムリーなマニュアル配信
- オンデマンド印刷
- 印刷在庫不要
（1部単位からのオンデマンド印刷・配送）
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❺管理
- データベース化による⼀元管理/資産管理
- 最新版データ管理
- 更新・改訂履歴管理
❶作成
- Web上の簡単な操作だけで、誰でもマニュアルが作成可能です。
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e-manualを使えば、テキストの入力とイラストや写真の挿入だけで、マニュアルが作成できます。
レイアウト調整など細かい設定は一切不要です。
❷承認
- 承認ワークフロー機能を使えば、マニュアルの申請・承認状況をe-manual上で確認できます。
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企業として公開するマニュアルには、社内の承認が必要不可欠です。
マニュアルに関わる面倒な手続きは、e-manual上で全て完結します。
❸閲覧
- マニュアルを公開するための“閲覧サイト”をご用意しております。
- 閲覧サイトでは、e-manualで作成したマニュアルはもちろん、PDF形式であればe-manual以外で作成したマニュアルも公開が可能です。マニュアルのデータには、製品名、分野情報やキーワードなどを関連づけることができ、マニュアル内のテキストを全文検索しなくても簡単に目的のマニュアルを探し出すことができます。
❹配布
- マニュアルは様々な形式で配布可能です。
- e-manualで作成したマニュアルはPDFだけではなく、HTMLでも出力可能です。従来の紙マニュアルだけではなく、ユーザーが必要とする形式でマニュアルを提供できます。他にもXML（DITA形式）でマニュアルを出力することもでき、他のアプリケーションとの連携など、様々な用途で活用が可能です。
❺管理
- e-manual上でマニュアルに関する情報が一元管理できます。
- e-manualそのもののデータはもちろん、ユーザー単位の更新履歴や承認の履歴等、マニュアルに関わる情報はすべてe-manual上aに記録が残るため、版管理や更新履歴の管理も簡単です。
改善による効果
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生産性向上
対象ユーザー、情報別などで分冊から見直し、マニュアルごとの目次、内容を標準化することでユーザーが知りたいときに、知りたい情報にたどりつけるようになります。結果として設定、不具合時のリードタイムが減り工数削減、生産性向上に繫がります。
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工数削減
分冊構成、目次構成、マニュアルごとの内容を標準化、ルール化することで、属人的な作業を限りなく無くし作業を効率化することにより作業工数を削減できます。
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流用効率向上
マニュアルを標準化することで、類似マニュアルを作成する際の流用（共通化）効率が向上します。流用率が向上することによって制作工数を削減できます。また、e-manualをご利用いただく場合は、流用作業の簡易化、システム管理によって、制作工数だけでなく管理工数削減も見込めます。
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管理工数の削減
e-manual（CMS）の導入により、マニュアルを作成、承認、配付、保管を一括して行えますので、管理工数の削減が見込めます。
このソリューションに必要なサービス
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マニュアルコンサルティング
現状分析からマニュアル作成、管理体制の再構築に至るまで、
生産性を向上させるコンサルティングサービスです。続きを読む
マニュアルには製品や企業に関わる情報が凝縮されているため、マニュアルの作成プロセスの革新は、企業の体制まで改革することにつながります。
私たちグレイステクノロジーが本当に提供したいものは、マニュアルのコンサルティングの先にある、お客様の体制の改革と言っても過言ではありません。 -
e-manual
クラウド上ですべてのマニュアルを一元管理
品質向上・コスト削減を実現続きを読む
マニュアル作成、承認、配布、閲覧、マニュアル管理を一元管理するクラウドサービス。
Web上の簡単な操作だけで、誰でもマニュアルが作成可能です。マニュアルそのもののデータはもちろん、ユーザー単位の更新履歴や承認の履歴等、マニュアルに関わる情報はすべてe-manual上に記録が残るため、版管理や更新履歴の管理も簡単です。 -
テクニカルライティング
設計・製造の要件定義書、仕様書、図面などからマニュアルを作成します。
マニュアル作成用の原稿を用意していただく必要はありません。
製品マニュアル作成で培った製品理解力により、設計段階の資料をもとにマニュアルを作成します。続きを読む
テクニカルライティングとは、技術情報をユーザーにわかりやすく伝える技法のことで、情報を正確、明瞭、簡潔に、一貫性のある表現で伝えることが求められます。
弊社のテクニカルライティングサービスは製品の要件定義書、設計書、設計仕様書、設計図面、プロトタイプ製品による動作検証などをベースに、お客様に負担をかけることなく効率的にマニュアルを作成します。